Perencanaan Organisasi

Kenapa perlu pengorganisasian sih??

Ada beberapa aspek yang dapat menjelaskan guna dari perencanaan organisasi. Jika ditinjau dari definisi perencanaan, perencanaan merupakan proses menentukan cara organisasi dapat mencapai tujuannya. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan tindakan tepat melalui proses analisa, evaluasi dan seleksi alternatif yang dapat digunakan. Sedangkan pengorganisasian adalah proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Hal ini menekankan pada pencapaian tujuan sistem manajemen dan membantu dalam pembuatan tujuan dan menegaskan sumber daya yang akan digunakan. Maka berdasarkan hal tersebut, tujuan dari perencanaan adalah:

1.   Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan.

2.       Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional.

Dalam pengorganisasian, terdapat beberapa pedoman umum agar dapat mengorganisasian sumber daya yang optimal. Menurut Henry Fayol, terdapat 16 pedoman umum yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

1.        Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.

2.       Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan, sumber daya, dan kebutuhan dari per soalan tersebut.

3.       Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, enerjik, dan menuntun.

4.       Mengkoordinasi semua aktivitas-aktivitas dan usaha-usaha.

5.       Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan tepat.

6.       Menyusun seleksi yang efisien sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik, dan tiap-tiap karyawan ditempatkan pada tempat dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.

7.       Mendefinisikan tugas-tugas.

8.       Mendorong inisiatif dan tanggung jawab.

9.       Menberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan.

10.   Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.

11.      Mempertahankan disiplin.

12.    Menjamin bahwa kepentingan individu konsisiten dengan kepentingan umum dari organisasi.

13.    Mengakui adanya satu komando.

14.    Mempromosikan koordinasi dahan dan kemusiaan.

15.    Melembagakan dan memberlakukan pengawsan.

16.    Menghindari adanya pengaturan, birokrasi, dan kertas kerja.

Pengorganisasian diperlukan pembagian tenaga kerja agar setiap kegiatan dapat diselesaikan dengan sebaiknya. Akan tetapi terdapat keuntungan dan kerugian yang diperoleh dalam sistem ini. Keuntungannya adalah pekerja berspesialisasi, tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari tugas ke tugas lain, memusatkan diri pada satu pekerjaan sehingga lebih mudah dan efisien, hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan tugas bukan proses keseluruhan produk. Sedangkan kerugian yang diperoleh adalah hanya memusatkan efisiensi dan manfaat ekonomi tanpa memperhatikan tenaga kerja dan kerja spesialisasi menimbulkan kebosanan yang berakibat pada tingkat produksi.

Selain tenga kerja, manajer sebagai pemimpin organisasi juga diperlukan agar dapat melaksanakan kegiatan dengan baik. Akan tetapi diperlukan beberapa hal agar seorang manajer dapat diterima dalam jangka panjang. Menurut Chester Barnard,terdapat 7 hal yang harus dipenuhi. Berikut ini adalah hal yang diperlukan:

1.        Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi.

2.       Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah.

3.       Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung.

4.       Rantai komando yang lengkap.

5.       Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.

6.       Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional.

7.       Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer.